book
here

Privacy

PRIVACY POLICY – OSTENDIAN BV

1. ALGEMEEN

1.1. De website beschikbaar op het adres https://ostendian.com (hierna: de “Website”) wordt uitgebaat door en is eigendom van OSTENDIAN BV, met ondernemingsnummer BE1011.887.865 en maatschappelijke zetel te Oesterbankstraat 15, 8400 Oostende (hierna: “wij”, “ons” of de “Verwerkingsverantwoordelijke”).

1.2. Deze privacy policy informeert u op transparante wijze over welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden, op basis van welke rechtsgrond, met wie deze worden gedeeld en welke rechten u heeft overeenkomstig de Verordening (EU) 2016/679 (GDPR).

1.3. Deze privacy policy is uitsluitend van toepassing op de verwerkingen die plaatsvinden via of in verband met de Website. Zij is niet van toepassing op websites of applicaties van derden waarnaar via hyperlinks wordt verwezen.

1.4. Wij behouden ons het recht voor deze privacy policy te wijzigen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op de Website.
Laatste wijziging: 16/01/2026

2. IDENTITEIT VAN DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

3. CONTACTPERSOON GEGEVENSBESCHERMING

Voor alle vragen omtrent deze privacy policy of de verwerking van uw persoonsgegevens kan u contact opnemen met onze privacycontactpersoon:

Tomas S. – privacy@ostendian.com

4. VOOR WELKE DOELEINDEN VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor volgende doeleinden:

  1. Online hotelboekingen via de geïntegreerde boekingsmodule;

  2. Ontbijtreservaties via een externe reservatiemodule;

  3. Beheer van nieuwsbriefinschrijvingen en het verzenden van marketingcommunicatie (indien u hiervoor toestemming heeft gegeven);

  4. Organisatie van publieksacties, zoals het voting systeem voor Ostendians;

  5. Statistische analyse en verbetering van de Website;

  6. Beveiliging en technische werking van de Website;

  7. Naleving van wettelijke verplichtingen.

5. RECHTSGROND VAN DE VERWERKING

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van één of meerdere van de volgende rechtsgronden:

  • Uw uitdrukkelijke toestemming (bv. nieuwsbrief, voting systeem, marketingcookies);

  • De uitvoering van een overeenkomst (bv. hotelboekingen, reservaties);

  • Ons gerechtvaardigd belang, zoals:

    • beveiliging van de Website;

    • anonieme statistische analyse;

  • Wettelijke verplichtingen (bv. boekhoudkundige bewaartermijnen).

U kan uw toestemming te allen tijde intrekken, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen.

6. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?

Afhankelijk van uw gebruik van de Website kunnen wij volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:

6.1. Door u verstrekte gegevens

  • Identificatiegegevens (naam, voornaam);

  • Contactgegevens (e-mailadres);

  • Gegevens in het kader van reserveringen of boekingen;

  • Informatie die u verstrekt via formulieren (bv. voting systeem).

6.2. Automatisch verzamelde gegevens

  • IP-adres;

  • Browser- en apparaatgegevens;

  • Bezochte pagina’s;

  • Datum en tijdstip van bezoek;

  • Verwijzende website.

Deze gegevens worden hoofdzakelijk gebruikt voor statistische en beveiligingsdoeleinden.

7. MET WIE DELEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Uw persoonsgegevens worden enkel gedeeld met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven vermelde doeleinden.

7.1. Verwerkers

  • Weblounge – IT- en websitebeheer

  • Combell NV – Hosting van de Website en databases

  • Mailcoach – Beheer en verzending van nieuwsbrieven

Met deze partijen werd een verwerkersovereenkomst afgesloten.

7.2. Externe dienstverleners (eigen verwerkingsverantwoordelijken)

  • Mews Systems – Online hotelboekingen

  • Zenchef – Ontbijtreservaties

  • Google LLC – Google Analytics, Google Ads en Google Tag Manager

Deze partijen verwerken persoonsgegevens volgens hun eigen privacybeleid.

8. DOORGIFTE BUITEN DE EUROPESE UNIE

Bepaalde persoonsgegevens kunnen worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, met name door Google LLC (VS).

In dergelijke gevallen gebeurt de doorgifte op basis van:

  • Standard Contractual Clauses (SCC’s) zoals goedgekeurd door de Europese Commissie;

  • Aanvullende beveiligingsmaatregelen conform de GDPR.

9. BEWAARTERMIJNEN

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij werden verzameld:

  • Nieuwsbriefgegevens: tot uitschrijving;

  • Voting systeem: maximaal 24 maanden na afsluiting van de actie;

  • Boekings- en reservatiegegevens: volgens wettelijke bewaartermijnen;

  • Analyticsgegevens: maximaal 26 maanden.

10. UW RECHTEN

U heeft het recht om:

  • inzage te vragen in uw persoonsgegevens;

  • uw gegevens te laten verbeteren of wissen;

  • de verwerking te beperken;

  • bezwaar te maken tegen verwerking (in het bijzonder voor direct marketing);

  • uw gegevens over te dragen;

  • uw toestemming in te trekken;

U kan uw rechten uitoefenen via privacy@ostendian.com.

11. BEVEILIGING EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen.
In geval van een datalek zullen wij handelen conform de wettelijke verplichtingen.

12. COOKIES

Voor informatie over het gebruik van cookies verwijzen wij naar ons cookiebeleid, beschikbaar via de Website.

book
here